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院办公室
院办公室
更新日期:2018-03-22 16:02:36  浏览次数:361

学院办公室职责

学院办公室是在学院领导下,负责学院行政事务管理的综合办事机构。其各岗位职责如下:

1.学院办公室主任岗位职责

1)负责全院性行政会议、学习及重要活动的组织安排,并负责相关会议记录。

2)负责学院工作计划、总结、请示、纪要、通知及有关上报的材料、信函等行政文件的起草和编撰工作以及学院办公室各项规章制度的起草和修订。

3)负责全院工作各部门间的协调与沟通,督促各部门贯彻执行上级及学院行政会议各项决议,并将掌握的情况和问题及时反馈给院领导。

4)负责学院院内外公文的接收、流转、印发、归档和OA系统的整个运行工作,并做好院办网页信息的发布、更新。

5)负责全院综合统计工作,会同有关部门填报有关的综合报表,编印有关统计资料,提供统计数据。

6)负责信息工作,及时上传下达各类通知信息和上报信息,提供信息的查询和服务。

7)负责院领导接待安排和信访工作,热情接待和耐心处理师生员工及家长的来信、来访。

8)负责上级领导、主管部门来院视察、指导和兄弟单位来院考察的接待工作。

9)负责学院大事记、年鉴的编撰工作和事业单位法人证书、组织机构代码证书的年检工作。

10)负责学院党、政印章的管理、使用,审定各部门印章的刻制及介绍信、学院单位法人证书和组织机构证书的复印件的管理使用和保管工作。

11)负责学院规章制度的汇编工作。

12)负责全院档案的管理工作。

13)完成领导交办的其它工作。

2.政务管理岗位职责

1)协助主任做好以学院名义发布的有关行政事项的布告、通告、通知、通报等及其他公文,做好全院文书档案的管理工作。

2)协助主任做好学院概况、院办网页及学院规章制度等网页内容的更新和发布工作。

3)协助主任做好对外接待和全院大型会议的组织、会务安排等工作。

4)负责院领导及院办信函件的接收、邮寄及报刊资料的征订、分发工作。

5)负责学院会议室和复印室的使用登记管理。

6)负责教工手机话费报销、院领导订票报销、公务校内用餐登记等工作。

7)负责学院《办公电话一览表》、《办公通讯录》的编制工作。

8)负责学院办公门牌桌牌订制、学院会议室及图书馆报告厅大型重要会议条幅订制工作。

9)负责学院礼品出入库登记发放、校徽发放、公文纸发放及院办库房管理。

10)完成领导交办的其它工作。

3.资产管理岗位职责

1)协助领导做好学院资产管理和招投标、合同管理工作的建章立制,明确各部门使用的责任和权力,规范工作流程和审批。

2)负责各部门上报购入的仪器设备及家具备品等校产的验收、登记建账、资产申报工作。

3)负责学院日常办公设备及家具的领用、交接、借用、调剂、报废的资产账登记及调整工作。

4)负责学院固定资产的登记、盘点、清查、统计汇总及日常监督检查工作。

5)负责招标、商务谈判的组织、管理及项目验收工作。

6)负责学院各类合同的送审、管理、归档工作。

7)完成领导交办的其他工作。

4.档案管理岗位职责

1)负责全院各类档案的收集、分编、电脑存储、材料装订、保管、借阅、转递等工作。

2)负责为往届出国、就业、考研的毕业生,出具在校成绩证明或招生录取证明(复印、盖章)。

3)负责提供党政文书、教学、人事、学生、合同、招投标等各类档案的查询服务。

4)负责积极开展档案宣传工作,以提高全院师生的档案意识。

5)掌握利用计算机管理档案的技能,加快推进档案信息化工作。

6)负责做好档案的安全、保密工作,维护学院和科技人员的合法权益。

7)完成领导交办的其它工作。


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